De betrokkenen bij het leveren van gebouwde assets hebben toegang nodig tot de juiste gegevens en informatie. Voor overheidsorganisaties kan dit eenvoudiger worden gemaakt door gebruik te maken van digitale technologie.
Lokale overheden en andere overheidsorganisaties, die verantwoordelijk zijn voor het leveren van verschillende diensten en bouwprojecten, staan onder enorme financiële druk. Sommigen voorspellen dat een groeiend aantal lokale overheden binnenkort letterlijk door hun geld heen zal raken en failliet zal moeten gaan.
Net als hun collega’s in de private sector, wenden velen in de publieke sector zich tot digitale technologie om hen te helpen betere resultaten te leveren.
Bluebeam kan helpen door het beheer van het proces van verzoeken om informatie (RFI) en submittals—twee aspecten van de projectuitvoering die in eerste instantie alledaags lijken, maar cruciaal zijn voor het succes van een bouwproject.
Informatie, informatie, informatie
Een RFI (Request for Information) is een manier voor belanghebbenden in een bouwproject om informatie te verkrijgen over een specifiek aspect van het werk.
Deze kunnen variëren van ontwerpclarificaties, waaronder het oplossen van conflicten en het verduidelijken van onvolledige plannen en specificaties, tot verzoeken om een ontwerpwijziging, die vaak het gevolg zijn van fouten in de bouw of sequenceringsproblemen.
Een RFI kan ook een verzoek om vervangingen omvatten, zoals waarde-engineering en de beschikbaarheid van materialen. Bovendien kan het problemen rond de uitvoerbaarheid van het project en omstandigheden die voortkomen uit verschillende sitecondities oplossen.
Een RFI wordt meestal vereist om informatie in de contractdocumentatie te verduidelijken. Daarnaast kan het leiden tot het verkrijgen van informatie die niet volledig was op het moment van ondertekening van het contract.
Groter begrip
Submittals zijn een “verwant” van een RFI. Ze vormen documenten die door een onderaannemer of leverancier naar de hoofdaannemer of ontwerper van het project worden gestuurd om goedkeuring te krijgen voor het doorgaan met een specifiek aspect van het werk.
Een submittal kan de vorm hebben van een ontwerptekening of planning. Het kan ook worden gebruikt om informatie te verstrekken over een bepaald product dat op het project zal worden gebruikt. Het kan ook de vorm aannemen van een product- of materiaalmonster of een mock-up.
Zowel RFIs als submittals stellen belanghebbenden in staat om een beter begrip te krijgen van de status van een project.
Overheidsorganisaties die niet bekend zijn met RFIs en submittals, kunnen leren van de ervaringen van de private sector en het gebruik van Bluebeam.
Tijd en werk bespaard
In de VS werd de algemene aannemer Balfour Beatty Construction belast met de bouw van een kerk van 205.000 vierkante voet en 80 miljoen dollar in Noord-Texas. Het team van Balfour Beatty wist dat Bluebeam zou leveren op het gebied van het digitaal leveren van submittals.
Ze gebruikten de PDF-sjabloonfunctie van Bluebeam om een standaard PDF-submittalcover te maken, met tekstvakken voor het gemakkelijk typen van opmerkingen en velden voor digitale handtekeningen en stempels. Deze cover werd in elke submittal ingevoegd met de PDF-pagina-bewerkingsfuncties van Bluebeam.
Daarnaast gebruikte Balfour Beatty Bluebeam om een aangepaste submittal-stempel te maken en op te slaan met velden voor het invoeren van het submittalnummer en de datum. Ze gebruikten ook de PDF-markup-tools van Bluebeam, waaronder wijzigingswolken, tekst en markeringen, om ontwerpwijzigingen en verduidelijkingen direct op PDF-tekeningen aan te brengen.
Volgens Robert Feille, senior projectmanager bij Balfour Beatty, werden alle submittals, op fysieke materiaalmateriaalmonsters na, digitaal voltooid. “De hoeveelheid tijd en werk die we bespaarden door redundantie te elimineren, was ongelooflijk,” zei hij.
Snellere oplossing
Wanneer het gaat om RFIs, kan Bluebeam helpen bij het maken van documentatie, opvolgende markeringen en wijzigingen.
Bovendien betekent het gebruik van Bluebeam Studio in Revu, de samenwerkingsfunctie van het programma, dat aannemers andere projectpartners kunnen raadplegen als ze vragen hebben of meer informatie nodig hebben.
Dit betekent dat degenen die de vragen stellen, sneller antwoorden krijgen, waardoor RFIs sneller en nauwkeuriger kunnen worden afgerond.
Voordelen van Bluebeam
Gebruikers kunnen eenvoudig verbinding maken met hun documenten en tools van Bluebeam om RFIs, site-inspecties en submittals te beheren, waar ze zich ook bevinden.
Het creëren van PDF-formulieren van gescande of digitale documenten wordt vereenvoudigd, terwijl het proces ook automatisch velden detecteert voor handtekeningen, datums en selectievakjes.
Mark-up tools betekenen dat projectgegevens gedeeld kunnen worden met op maat gemaakte, gedetailleerde annotaties, terwijl aangepaste markeringen en metingen gemakkelijk opgeslagen kunnen worden voor hergebruik en verspreiding naar collega’s en andere belanghebbenden.
PDF’s—zowel 2D als 3D—kunnen worden gemaakt met een verscheidenheid aan bestaande programma’s, die vervolgens eenvoudig kunnen worden geëxtraheerd, gecombineerd en georganiseerd, met essentiële lay-outs, pagina-assemblage en collatie-opties.
Hyperlinks kunnen worden geconfigureerd om websites of netwerkbestanden te openen, of om naar specifieke pagina’s of “momentopnames” binnen een gegeven PDF te springen.
Teams Empoweren
Bluebeam stelt teams in staat om RFIs en bouwsubmittals eenvoudig te beheren op elk apparaat, zowel op kantoor als in het veld.
Hoewel de publieke sector onder zware financiële druk staat, zal ze nog steeds een reeks gebouwde assets moeten leveren om te voldoen aan de behoeften van gewone mensen. Ze kan profiteren van het aansluiten bij de vele organisaties die de voordelen van Bluebeam hebben ontdekt om naadloos de activiteiten van ontwerp, planning, onsite levering en veel meer samen te brengen.